Lagerverwaltung im Salon

Der Lagerbestand ist ein stilles Loch im Budget der meisten Salons. Farbe, Entwickler, Shampoo, Watte, Einwegmaterial und das Verkaufsregal an der Rezeption — jedes davon ist Geld, das im Regal liegt. Wenn Sie es nicht klar sehen, versickert es gleich auf drei Wegen: durch zu große Bestellungen, durch abgelaufene Ware und durch Bestand, der ohne Erklärung verschwindet.

Die gute Nachricht: Lager verhält sich vorhersehbar. Eine Handvoll systematischer Regeln macht aus einem Kostenposten eine Zahl, die Sie steuern. Dieser Leitfaden zeigt, was im Friseursalon, Kosmetikstudio, Barbershop und Nagelstudio wirklich funktioniert.

Trennen Sie Back-Bar von der Verkaufsware

Der erste und wichtigste Schritt ist, zwei völlig verschiedene Bestandsarten zu unterscheiden:

• Back-Bar (professioneller Verbrauch) — was Sie während einer Behandlung verbrauchen: Farbe, Entwickler, Masken, Einwegmaterial. Das ist ein Kostenfaktor, versteckt im Preis der Leistung.
• Verkaufsware (Retail) — Produkte, die Sie dem Kunden für zu Hause verkaufen. Das ist Ware mit Gewinnmarge.

Diese beiden Kategorien haben eine andere Bestelllogik, andere Margen und ein anderes Verfallsrisiko. Verfolgen Sie sie gemeinsam, sehen Sie weder die echten Kosten einer Behandlung noch den echten Gewinn eines Verkaufs. Getrennte Lagerkonten sind das Fundament für alles Weitere. Den Zusammenhang von Verbrauch und Preis vertiefen wir im Beitrag wie Sie Ihre Leistungen bepreisen.

Legen Sie Mindestbestände und Bestellpunkte fest

Definieren Sie für jeden Artikel zwei Zahlen:

1. Mindestbestand (Par Level) — wie viele Einheiten immer im Lager bleiben müssen, damit Sie nie mitten am Tag ohne Farbe dastehen.
2. Bestellpunkt (Reorder Point) — die Schwelle, bei der Sie automatisch nachbestellen. Berechnet aus dem durchschnittlichen Wochenverbrauch mal Lieferzeit des Lieferanten plus kleiner Puffer.

Beispiel: Verbrauchen Sie 10 Einheiten Entwickler pro Woche und liefert der Lieferant in 5 Tagen, liegt der Bestellpunkt bei rund 10 Einheiten. Fallen Sie darunter, bestellen Sie. Diese einfache Rechnung beseitigt sowohl Panikkäufe als auch überfüllte Regale. Wie viel Kapital im Bestand gebunden ist, gehört zu den wichtigen Salon-KPIs, die Sie verfolgen sollten.

Reduzieren Sie Verschwendung, Verfall und Diebstahl

Die drei Hauptquellen für Verluste haben je eine andere Lösung:

• Verfall — führen Sie das Lager nach FIFO (first in, first out): neue Ware nach hinten, ältere nach vorne. Achten Sie auf Verfallsdaten bei Farbe und Kosmetik.
• Überverbrauch — messen Sie, wie viele Gramm Farbe wirklich in eine Behandlung gehen. Überdosierung der Back-Bar ist der häufigste versteckte Verlust im Friseurhandwerk.
• Diebstahl und „Schwund" — ohne Aufzeichnungen merkt niemand, dass fünf Shampoos fehlen. Regelmäßige Inventuren und Bewegungskontrollen bringen es ans Licht.

Klare Lagerregeln hängen zudem damit zusammen, wie Sie Ihr Team führen — wer bestellen und wer abschreiben darf. Dieses Thema behandelt der Beitrag über Mitarbeiter finden und halten.

Ermitteln Sie die Kosten pro Behandlung

Das ist eine Zahl, die die meisten Salons nicht kennen — und sie entscheidet über die Rentabilität. Nehmen Sie den echten Back-Bar-Verbrauch für eine konkrete Behandlung (Farbe, Entwickler, Maske, Einwegmaterial) und addieren Sie ihn zu Einkaufspreisen. Das Ergebnis sind die Materialkosten pro Behandlung.

Erst mit dieser Zahl ergibt ein Leistungspreis Sinn. Kosten Strähnchen 7 € an Material, können Sie sie nicht für 24 € verkaufen und nach Arbeit und Gemeinkosten eine gesunde Marge erwarten. Verbrauch mit Preis zu verknüpfen ist der Kern Ihrer Preisstrategie für den Salon und stützt sich auf Daten, die Ihnen die Kasse liefert.

Bündeln Sie Lieferanten und Bestellungen

Zersplitterte Bestellungen bei fünf Lieferanten bedeuten höhere Preise, höheren Versand und Chaos. Was hilft:

• Bündeln Sie Bestellungen, wo es geht, und verhandeln Sie Mengenrabatte.
• Führen Sie zu jedem Artikel Einkaufspreis und Lieferzeit.
• Bestellen Sie im Rhythmus der Bestellpunkte, nicht nach Gefühl.

Diszipliniertes Einkaufen ist eine der ersten Voraussetzungen, bevor Sie über Wachstum nachdenken — etwa die Eröffnung eines zweiten Standorts, wo sich jede Ineffizienz vervielfacht.

Automatisieren Sie Bestandszählungen über die Kasse

Eine manuelle Tabelle funktioniert einen Monat, dann pflegt sie niemand mehr. Echte Kontrolle gibt Software, die Bestände automatisch abbucht.

Wenn Sie Verkäufe mit Ihrer Kasse verbinden, wird jedes verkaufte Produkt von selbst aus dem Bestand abgezogen und Sie sehen Menge und Wert in Echtzeit. Bei der Wahl eines Systems lohnt es sich, von Anfang an an das Lager zu denken — worauf Sie achten, fasst der Leitfaden wie Sie eine Kasse für Ihren Salon wählen zusammen. Und weil so viel Retail heute per Karte bezahlt wird, läuft der ganze Prozess runder, sobald Sie direkt am Tresen Kartenzahlungen im Salon annehmen können.

Buchungs- und Betriebsdaten liegen außerdem sauber zusammen, wenn Ihr Buchungssystem mit der Kasse verbunden ist — der Verbrauch einer Behandlung lässt sich dann einem konkreten Termin zuordnen.

Eine kurze Checkliste

• Getrennte Konten für Back-Bar und Verkaufsware.
• Mindestbestand und Bestellpunkt für jeden Artikel.
• FIFO und Verfallskontrolle.
• Gemessener Materialverbrauch pro Behandlung.
• Gebündelte Lieferanten mit erfassten Preisen und Lieferzeiten.
• Automatische Bestandsabbuchung aus der Kasse plus regelmäßige Inventuren.

Setzen Sie das um, und der Bestand ist kein schwarzes Loch mehr, sondern ein Margenwerkzeug. Am schnellsten starten Sie, indem Sie ein kostenloses YourSalon-Konto erstellen und Verkäufe noch heute mit dem Lager verbinden.