Jak propojit Google Kalendář s rezervačním systémem

Většina majitelů salonů už v Google Kalendáři žije — jsou v něm návštěvy u zubaře, dodávky, vyzvedávání dětí i občasné volno. Problém začíná, když klientské rezervace bydlí jinde: kontrolujete dva diáře a dřív nebo později slíbíte termín, který ve skutečnosti volný nebyl. Propojení vašeho rezervačního systému s Google Kalendářem dá každý termín do jednoho pohledu, takže diář, na který koukáte v telefonu, je pravda.

Tento návod vás celým nastavením provede krok za krokem.

Proč vůbec synchronizovat

Než začnete klikat, hodí se vědět, co tím získáte:

• Všechno na jednom místě. Klientské rezervace i osobní události jsou ve stejném kalendáři, takže nepřepínáte mezi aplikacemi.
• Konec dvojích rezervací. Když rezervační nástroj vidí vaše události v Googlu, přestane nabízet časy, kdy už máte plno — základ toho, jak zabránit dvojím rezervacím.
• Blokovaný osobní čas se respektuje. Oběd, cesta do školky nebo schůzka s dodavatelem v Googlu se online promění v nezarezervovatelný blok.
• Každé zařízení je aktuální. Google Kalendář se synchronizuje do telefonu, tabletu i notebooku, takže tým vidí stejný diář všude.

Krok 1: Připojte svůj Google účet

1. Otevřete rezervační systém a jděte do Nastavení → Integrace (najdete je vedle ostatních integrací rezervačního systému).
2. Najděte Google Kalendář a klikněte na Připojit.
3. Otevře se přihlašovací okno Googlu. Vyberte účet, kterému patří kalendář, jaký pro salon opravdu používáte.
4. Projděte oprávnění, o která Google žádá, a klikněte na Povolit. Systém potřebuje číst vaše události (aby blokoval obsazené časy) a u obousměrné synchronizace i vytvářet události.
5. Vrátíte se na obrazovku nastavení a účet je uvedený jako připojený.

Pokud rezervace provozujete jako součást širšího online rezervace nastavení, udělejte tento krok dřív, než zveřejníte veřejnou stránku, aby dostupnost seděla od prvního dne.

Krok 2: Zvolte jednosměrnou, nebo obousměrnou synchronizaci

Tohle je rozhodnutí, na kterém záleží nejvíc, tak si dejte chvíli:

1. Jednosměrná (Google → rezervace): vaše události z Googlu blokují čas v rezervačním systému, ale nové rezervace se v Googlu neobjeví. Hodí se, když chcete jen chránit dostupnost osobními událostmi.
2. Obousměrná (Google ↔ rezervace): nové rezervace se automaticky zapisují do Google Kalendáře a události z Googlu blokují vaši dostupnost. Tohle chce většina salonů — úplný obraz v obou nástrojích.
3. Volte obousměrnou, pokud nemáte konkrétní důvod jinak. Je to nastavení, které vám opravdu dá jeden diář místo dvou.

Krok 3: Přiřaďte kalendář každému pracovníkovi

Pokud pracujete sami, můžete přeskočit. U týmu je právě přiřazení tím, co udrží diář každého čistý:

1. V nastavení integrace najděte seznam pracovníků.
2. Ke každému člověku vyberte Google Kalendář, který mu patří. Řada týmů zakládá jeden kalendář na kadeřnici, aby se události nemíchaly.
3. Uložte. Teď rezervace i osobní bloky každého člověka zůstanou v jeho vlastním kalendáři — páteř přehledného rozvrhu týmu a čistého objednávání s více pracovníky.
4. Ověřte to tak, že vytvoříte testovací událost v kalendáři jednoho člověka a potvrdíte, že se mu na ten čas online dostupnost zavře.

Krok 4: Otestujte a ošetřete časté chyby

Nikdy nevěřte synchronizaci, kterou jste nevyzkoušeli. Založte falešný termín, sledujte, jak proteče, a zkontrolujte tyto pasti:

• Připojený špatný účet. Když se obsazené časy neblokují, nejspíš jste propojili osobní účet místo salonního. Odpojte a zopakujte Krok 1.
• Nesedící časové pásmo. Když události přistanou o hodinu vedle, nastavte stejné časové pásmo v Google Kalendáři i v rezervačním systému.
• Zpoždění synchronizace. Změny se mohou propsat minutu dvě; nepanikařte, když nová událost není hned.
• Celodenní události blokující vše. Celodenní „Dovolená“ může smazat celý rezervovatelný den — pro částečnou dostupnost používejte časované bloky.
• Zmatek v přesunech. Rozhodněte, kde klienti mění čas; když jim dovolíte samoobslužné přeobjednání, oba kalendáře zůstanou automaticky v souladu.

Hotovo

S připojeným Google Kalendářem, zvolenou jednosměrnou či obousměrnou synchronizací a přiřazeným kalendářem ke každému pracovníkovi diář konečně vypráví jeden příběh. Osobní čas je chráněný, dvojí rezervace končí a každé zařízení ukazuje stejný rozvrh. První měsíc synchronizaci jednou týdně zkontrolujte a pak už poběží tiše sama.

Chcete mít každý termín na jednom místě? Založte si účet YourSalon zdarma a propojte Google Kalendář během pár minut.