Mitarbeiter und ihre Arbeitszeiten hinzufügen

Wenn Ihre Leistungen live sind, kommt als Nächstes das Team. Ein Buchungssystem zeigt nur dann korrekte Verfügbarkeit, wenn jede Stylistin ein Profil, die richtigen Leistungen und einen Arbeitsplan dahinter hat. Fehlt ein Schritt, sehen Kunden Termine, die es nicht gibt — oder gar keine. Diese Anleitung führt die gesamte Einrichtung der Reihe nach durch, damit Ihr Kalender genau abbildet, wer wann und woran arbeitet.

Folgen Sie den Schritten unten im Adminbereich Ihres Buchungssystems. Planen Sie beim ersten Mal zwanzig Minuten pro Person ein; danach geht es schneller.

1. Jeden Mitarbeiter anlegen

Starten Sie im Bereich Team oder Mitarbeiter und legen Sie ein Profil pro Person an.

1. Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen und geben Sie Name, Rolle (etwa „Senior-Stylistin“) und ein Foto ein — ein echtes Gesicht stärkt das Vertrauen bei der Buchung.
2. Ergänzen Sie eine kurze Bio und, falls vorhanden, ein Sprach- oder Spezialgebiet-Label.
3. Legen Sie die Anzeigereihenfolge fest, damit die gefragtesten Personen zuerst auf der Online-Buchungsseite erscheinen.
4. Entscheiden Sie, ob das Profil online buchbar oder nur intern ist (nützlich für einen Azubi, der assistiert, aber noch nicht direkt gebucht wird).

Speichern Sie das Profil, bevor Sie weitermachen. Wiederholen Sie das für jede Person, auch für Teilzeitkräfte und Stuhlmieter.

2. Die Leistungen jeder Person zuweisen

Eine Stylistin soll nur bei Leistungen erscheinen, die sie tatsächlich anbietet. Genau das verhindert, dass eine Färbekundin am Barbierstuhl landet.

1. Öffnen Sie das Profil und gehen Sie zu Leistungen.
2. Haken Sie jede Leistung an, die die Person ausführt; entfernen Sie den Rest.
3. Wo Ihr System es erlaubt, setzen Sie eine Dauer oder einen Preis pro Person — eine Senior-Kraft braucht vielleicht weniger Zeit oder verlangt mehr als eine Junior-Kraft.
4. Speichern und im öffentlichen Online-Buchungsablauf mit dieser Leistung prüfen — nur die richtigen Personen sollten erscheinen.

Diese Zuordnung richtig zu treffen ist das Rückgrat korrekter Verfügbarkeit und die erste Abwehr gegen eine Doppelbuchung.

3. Arbeitszeiten und Pausen setzen

Geben Sie nun jedem Profil ein wöchentliches Arbeitsmuster, damit das System weiß, wann es Termine anbietet.

1. Öffnen Sie im Profil Arbeitszeiten und setzen Sie Beginn und Ende für jeden Tag.
2. Markieren Sie arbeitsfreie Tage als geschlossen, statt sie leer zu lassen.
3. Fügen Sie wiederkehrende Pausen hinzu — Mittag, ein fester Verwaltungsblock — damit niemand darüber gebucht wird.
4. Setzen Sie den passenden Puffer nach Leistungen, wenn das Team zwischen Kunden Reinigungs- oder Umrüstzeit braucht.

Wenn sich Wochen unterscheiden (etwa Samstag im Wechsel), nutzen Sie Rotations- oder Teilschichten. Diese Muster zu durchdenken ist ein Thema für sich — unser Leitfaden zur Teamplanung behandelt die Strategie hinter den Klicks.

4. Urlaub und Feiertage blocken

Arbeitszeiten decken die normale Woche ab; einmalige Abwesenheiten brauchen einen eigenen Eintrag, damit Termine automatisch verschwinden.

1. Nutzen Sie Urlaub, Abwesenheit oder die Blockfunktion des Kalenders für Urlaube, Schulungstage und Termine.
2. Tragen Sie nach Bedarf einen ganzen Tag oder ein paar Stunden ein, mit Notiz, damit Kollegen die Lücke verstehen.
3. Tragen Sie Feiertage einmal auf Salonebene ein, damit sie für alle gelten.
4. Prüfen Sie, dass geblockte Zeit sofort aus dem Kundenkalender verschwindet.

Urlaub aktuell zu halten ist der einfachste Weg, unmögliche Buchungen zu verhindern, bevor sie entstehen — dieselbe Disziplin, auf der auch ein gutes Ankunftsmanagement beruht.

5. Kunden ihren Lieblingsstylisten wählen lassen

Mit Profilen, Leistungen und Plänen aktivieren Sie die Kundenwahl, damit Stammkunden die vertraute Person wiederbuchen.

1. Aktivieren Sie in den Buchungseinstellungen Fachkraft wählen (oder „beliebig verfügbar“ als schnellere Option).
2. Prüfen Sie, dass jede Leistung weiterhin die richtigen, verfügbaren Personen auflöst.
3. Nehmen Sie das in Ihre Einrichtungs-Checkliste auf — unsere Checkliste für Buchungssystem-Funktionen und der Leitfaden zur Online-Buchung helfen beim Rest.
4. Wenn Sie pro Person vergüten, richten Sie das jetzt mit fairen Provisionsmodellen aus, damit das Team das System mitträgt.

Fertig — testen und live gehen

Machen Sie einen Testlauf: Buchen Sie als Kunde eine Leistung, wählen Sie eine Stylistin und prüfen Sie, dass Zeit, Dauer und Bestätigungsmail stimmen. Lassen Sie dann das Team die eigenen Zeiten prüfen. Ab hier verwaltet sich Ihr Kalender selbst und schützt Sie leise vor Lücken und Kollisionen.

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