Ako prepojiť Google Kalendár s rezervačným systémom

Väčšina majiteľov salónov už v Google Kalendári žije — sú v ňom návštevy u zubára, dodávky, vyzdvihovanie detí aj občasné voľno. Problém začína, keď klientske rezervácie bývajú inde: kontrolujete dva diáre a skôr či neskôr sľúbite termín, ktorý v skutočnosti voľný nebol. Prepojenie vášho rezervačného systému s Google Kalendárom dá každý termín do jedného pohľadu, takže diár, na ktorý pozeráte v telefóne, je pravda.

Tento návod vás celým nastavením prevedie krok za krokom.

Prečo vôbec synchronizovať

Skôr než začnete klikať, hodí sa vedieť, čo tým získate:

• Všetko na jednom mieste. Klientske rezervácie aj osobné udalosti sú v rovnakom kalendári, takže neprepínate medzi aplikáciami.
• Koniec dvojitých rezervácií. Keď rezervačný nástroj vidí vaše udalosti v Google, prestane ponúkať časy, keď už máte plno — základ toho, ako zabrániť dvojitým rezerváciám.
• Blokovaný osobný čas sa rešpektuje. Obed, cesta do škôlky alebo stretnutie s dodávateľom v Google sa online zmení na nerezervovateľný blok.
• Každé zariadenie je aktuálne. Google Kalendár sa synchronizuje do telefónu, tabletu aj notebooku, takže tím vidí rovnaký diár všade.

Krok 1: Pripojte svoj Google účet

1. Otvorte rezervačný systém a choďte do Nastavenia → Integrácie (nájdete ich vedľa ostatných integrácií rezervačného systému).
2. Nájdite Google Kalendár a kliknite na Pripojiť.
3. Otvorí sa prihlasovacie okno Google. Vyberte účet, ktorému patrí kalendár, aký pre salón naozaj používate.
4. Prejdite oprávnenia, o ktoré Google žiada, a kliknite na Povoliť. Systém potrebuje čítať vaše udalosti (aby blokoval obsadené časy) a pri obojsmernej synchronizácii aj vytvárať udalosti.
5. Vrátite sa na obrazovku nastavení a účet je uvedený ako pripojený.

Ak rezervácie prevádzkujete ako súčasť širšieho online rezervácie nastavenia, urobte tento krok skôr, než zverejníte verejnú stránku, aby dostupnosť sedela od prvého dňa.

Krok 2: Zvoľte jednosmernú alebo obojsmernú synchronizáciu

Toto je rozhodnutie, na ktorom záleží najviac, tak si dajte chvíľu:

1. Jednosmerná (Google → rezervácie): vaše udalosti z Google blokujú čas v rezervačnom systéme, ale nové rezervácie sa v Google neobjavia. Hodí sa, keď chcete len chrániť dostupnosť osobnými udalosťami.
2. Obojsmerná (Google ↔ rezervácie): nové rezervácie sa automaticky zapisujú do Google Kalendára a udalosti z Google blokujú vašu dostupnosť. Toto chce väčšina salónov — úplný obraz v oboch nástrojoch.
3. Voľte obojsmernú, ak nemáte konkrétny dôvod inak. Je to nastavenie, ktoré vám naozaj dá jeden diár namiesto dvoch.

Krok 3: Priraďte kalendár každému pracovníkovi

Ak pracujete sami, môžete preskočiť. Pri tíme je práve priradenie tým, čo udrží diár každého čistý:

1. V nastavení integrácie nájdite zoznam pracovníkov.
2. Ku každému človeku vyberte Google Kalendár, ktorý mu patrí. Mnohé tímy zakladajú jeden kalendár na kaderníčku, aby sa udalosti nemiešali.
3. Uložte. Teraz rezervácie aj osobné bloky každého človeka zostanú v jeho vlastnom kalendári — chrbtica prehľadného rozvrhu tímu a čistého objednávania s viacerými pracovníkmi.
4. Overte to tak, že vytvoríte testovaciu udalosť v kalendári jedného človeka a potvrdíte, že sa mu na ten čas online dostupnosť zavrie.

Krok 4: Otestujte a ošetrite časté chyby

Nikdy neverte synchronizácii, ktorú ste nevyskúšali. Založte falošný termín, sledujte, ako pretečie, a skontrolujte tieto pasce:

• Pripojený zlý účet. Keď sa obsadené časy neblokujú, zrejme ste prepojili osobný účet namiesto salónneho. Odpojte a zopakujte Krok 1.
• Nesediace časové pásmo. Keď udalosti pristanú o hodinu vedľa, nastavte rovnaké časové pásmo v Google Kalendári aj v rezervačnom systéme.
• Oneskorenie synchronizácie. Zmeny sa môžu prepísať minútu dve; nepanikárte, keď nová udalosť nie je hneď.
• Celodenné udalosti blokujúce všetko. Celodenná „Dovolenka“ môže zmazať celý rezervovateľný deň — na čiastočnú dostupnosť používajte časované bloky.
• Zmätok pri presunoch. Rozhodnite, kde klienti menia čas; keď im dovolíte samoobslužné preobjednanie, oba kalendáre zostanú automaticky v súlade.

Hotovo

S pripojeným Google Kalendárom, zvolenou jednosmernou či obojsmernou synchronizáciou a priradeným kalendárom ku každému pracovníkovi diár konečne rozpráva jeden príbeh. Osobný čas je chránený, dvojité rezervácie končia a každé zariadenie ukazuje rovnaký rozvrh. Prvý mesiac synchronizáciu raz týždenne skontrolujte a potom už pobeží ticho sama.

Chcete mať každý termín na jednom mieste? Založte si účet YourSalon zadarmo a prepojte Google Kalendár za pár minút.