Ako pridať pracovníkov a ich rozvrhy

Keď máte spustené služby, prichádza na rad tím. Rezervačný systém ponúka presnú dostupnosť len vtedy, keď má každý pracovník profil, správne služby a za sebou rozvrh. Vynecháte krok a klient vidí termíny, ktoré neexistujú — alebo žiadne. Tento návod vás prevedie celým nastavením v poradí, aby diár presne odrážal, kto kedy a na čom pracuje.

Postupujte podľa krokov nižšie v administrácii svojho rezervačného systému. Prvýkrát si na každého člena tímu vyhraďte dvadsať minút; nabudúce to pôjde rýchlejšie.

1. Pridajte každého pracovníka

Začnite v sekcii Tím alebo Pracovníci a vytvorte jeden profil na osobu.

1. Kliknite na Pridať pracovníka a zadajte meno, pozíciu (napríklad „Senior kaderník“) a fotku — skutočná tvár zvyšuje dôveru pri objednávaní.
2. Doplňte krátky medailónik a prípadne štítok jazyka alebo špecializácie.
3. Nastavte poradie zobrazenia, aby sa najžiadanejší ľudia objavili prví na stránke online rezervácie.
4. Rozhodnite, či je profil rezervovateľný online, alebo len interný (hodí sa pre učňa, ktorý asistuje, ale ešte sa neobjednáva priamo).

Skôr než pôjdete ďalej, profil uložte. Zopakujte to pri každej osobe vrátane brigádnikov a nájomcov kresla.

2. Priraďte služby, ktoré daná osoba robí

Pracovník sa má objaviť len pri službách, ktoré naozaj robí. Práve to zabráni, aby klient na farbenie skončil v kresle holiča.

1. Otvorte profil pracovníka a prejdite na Služby.
2. Zaškrtnite každú službu, ktorú osoba robí; zvyšok odškrtnite.
3. Kde to systém dovolí, nastavte dĺžku či cenu na osobu — senior môže potrebovať menej času alebo mať vyššiu sadzbu než junior.
4. Uložte a preklikajte verejnú online rezerváciu s danou službou — zobraziť sa majú len správni ľudia.

Správne namapovanie je chrbticou presnej dostupnosti a prvou obranou proti dvojitej rezervácii.

3. Nastavte pracovný čas a prestávky

Teraz dajte každému profilu týždenný pracovný vzorec, aby systém vedel, kedy ponúkať termíny.

1. V profile otvorte Pracovný čas a nastavte začiatok a koniec pre každý deň.
2. Nepracovné dni označte ako zatvorené, nie len prázdne.
3. Pridajte opakujúce sa prestávky — obed, pevný administratívny blok — aby cez ne nikoho neobjednali.
4. Nastavte správny odstup po službách, ak tím potrebuje čas na upratovanie alebo prípravu medzi klientmi.

Ak sa týždne líšia (napríklad párne a nepárne soboty), použite rotujúce alebo delené zmeny. Premýšľanie týchto vzorcov je téma sama o sebe — náš návod na plánovanie tímu pokrýva stratégiu za jednotlivými kliknutiami.

4. Zablokujte dovolenku a sviatky

Pracovný čas pokryje bežný týždeň; jednorazové absencie potrebujú vlastný záznam, aby termíny automaticky zmizli.

1. Použite Dovolenka, Absencia alebo blokáciu v kalendári a zarezervujte dovolenky, školenia aj vlastné stretnutia.
2. Zadajte celý deň alebo pár hodín podľa potreby, s poznámkou, nech kolegovia rozumejú medzere.
3. Štátne sviatky zadajte raz na úrovni salónu, nech platia pre všetkých.
4. Skontrolujte, že zablokovaný čas okamžite zmizol z klientskeho kalendára.

Udržiavať dovolenku aktuálnu je najjednoduchší spôsob, ako zastaviť nerealizovateľné rezervácie skôr, než vzniknú — tá istá disciplína, na ktorej stojí aj dobré riadenie príchodov.

5. Nechajte klientov vybrať obľúbeného pracovníka

Keď máte profily, služby a rozvrhy, zapnite výber, aby si stáli klienti objednali človeka, ktorému veria.

1. V nastavení rezervácií zapnite výber profesionála (alebo „ktokoľvek dostupný“ ako rýchlejšiu voľbu).
2. Overte, že sa každá služba stále páruje so správnymi a dostupnými ľuďmi.
3. Pridajte to do širšieho checklistu — náš checklist funkcií rezervačného systému a návod na spustenie online rezervácií vám pomôžu dotiahnuť zvyšok.
4. Ak odmeňujete podľa osoby, zosúlaďte to teraz s férovými províznymi modelmi, nech tím systém podporí.

Hotovo — otestujte a spustite

Urobte jeden skúšobný prechod: objednajte službu ako klient, vyberte kaderníka a overte, že čas, dĺžka aj potvrdzovací e-mail vyzerajú správne. Potom nechajte tím skontrolovať vlastné hodiny. Odteraz sa diár spravuje sám a ticho vás chráni pred medzerami aj kolíziami.

Chcete tím postaviť správne? Založte si účet YourSalon zadarmo a pridajte prvého pracovníka za pár minút.