Як підключити Google Календар до системи запису

Більшість власників салонів і так живуть у Google Календарі — там візити до стоматолога, доставки, забір дітей і рідкісний вихідний. Проблема починається, коли записи клієнтів живуть деінде: ви перевіряєте два щоденники й рано чи пізно обіцяєте час, який насправді не був вільним. Підключення вашої системи запису до Google Календаря зводить кожен запис в один вигляд, тож щоденник, у який ви дивитеся в телефоні, і є правда.

Ця інструкція проведе вас через усе налаштування крок за кроком.

Навіщо взагалі синхронізувати

Перш ніж клікати, корисно знати, що ви отримуєте:

• Усе в одному місці. Записи клієнтів і особисті події в одному календарі, тож ви не перемикаєтеся між застосунками.
• Кінець подвійним записам. Коли інструмент запису бачить ваші події в Google, він перестає пропонувати зайнятий час — суть того, як запобігти подвійним записам.
• Заблокований особистий час поважається. Обід, поїздка до школи чи зустріч із постачальником у Google перетворюється онлайн на незабронювальний блок.
• Кожен пристрій актуальний. Google Календар синхронізується з телефоном, планшетом і ноутбуком, тож команда бачить один щоденник усюди.

Крок 1: Підключіть акаунт Google

1. Відкрийте систему запису й перейдіть у Налаштування → Інтеграції (поряд з іншими інтеграціями системи запису).
2. Знайдіть Google Календар і натисніть Підключити.
3. Відкриється вікно входу Google. Виберіть акаунт, якому належить календар, реально використовуваний для салону.
4. Перегляньте дозволи, які запитує Google, і натисніть Дозволити. Системі потрібно читати ваші події (щоб блокувати зайнятий час), а при двосторонній синхронізації — і створювати події.
5. Ви повернетеся на екран налаштувань, акаунт вказано як підключений.

Якщо запис працює як частина повнішого налаштування онлайн-запису, зробіть цей крок до публікації публічної сторінки, щоб доступність була правильною з першого дня.

Крок 2: Виберіть одно- чи двосторонню синхронізацію

Це рішення, яке важить найбільше, тож приділіть хвилину:

1. Одностороння (Google → запис): ваші події Google блокують час у системі запису, але нові записи в Google не з'являються. Добре, якщо ви хочете лише захистити доступність особистими подіями.
2. Двостороння (Google ↔ запис): нові записи автоматично пишуться в Google Календар і події Google блокують вашу доступність. Цього хоче більшість салонів — повна картина в обох інструментах.
3. Вибирайте двосторонню, якщо немає конкретної причини проти. Це налаштування, яке справді дає вам один щоденник замість двох.

Крок 3: Зв'яжіть календар із кожним працівником

Якщо працюєте самі, можете пропустити. Для команди саме зв'язування тримає щоденник кожного чистим:

1. У налаштуваннях інтеграції знайдіть список працівників.
2. Для кожної людини виберіть Google Календар, який їй належить. Багато команд заводять по календарю на майстра, щоб події не змішувалися.
3. Збережіть. Тепер записи й особисті блоки кожного залишаються в його власному календарі — основа охайного розкладу команди й чистого запису до кількох майстрів.
4. Перевірте, створивши тестову подію в календарі однієї людини й переконавшись, що її онлайн-доступність закривається на цей час.

Крок 4: Протестуйте й опрацюйте часті пастки

Ніколи не довіряйте синхронізації, якої не перевірили. Створіть фейковий запис, подивіться, як він проходить, і перевірте ці пастки:

• Підключено не той акаунт. Якщо зайнятий час не блокується, ви, певно, прив'язали особистий акаунт замість салонного. Відключіть і повторіть Крок 1.
• Розбіжність часового поясу. Якщо події зміщуються на годину, поставте один часовий пояс у Google Календарі й системі запису.
• Затримка синхронізації. Зміни можуть поширюватися хвилину-дві; не панікуйте, якщо нова подія не миттєва.
• Подія на весь день блокує все. Одноденна «Відпустка» може стерти цілий бронювальний день — для часткової доступності використовуйте блоки з часом.
• Плутанина з перенесеннями. Вирішіть, де клієнти змінюють час; дозволивши їм самостійне перенесення, ви автоматично тримаєте обидва календарі в узгодженні.

Готово

З підключеним Google Календарем, вибраною одно- чи двосторонньою синхронізацією та зв'язаним календарем у кожного працівника щоденник нарешті розповідає одну історію. Особистий час захищений, подвійні записи припиняються, кожен пристрій показує один розклад. Перший місяць перевіряйте синхронізацію раз на тиждень, а потім вона тихо працюватиме сама.

Хочете тримати кожен запис в одному місці? Створіть безкоштовний акаунт YourSalon і підключіть Google Календар за хвилини.